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Was kann ich tun?

Regeln für das Projektmanagement gibt es so viele wie es verschiedene Methoden & Prinzipien dazu gibt. Aus meiner Sicht ist wichtig, dass man nicht einfach nur nach Lehrbuch vorgeht.

Vor 20 Jahren hatte man, nein man nahm sich, die Zeit um nach Wasserfallprinzip ein gesamtes Projekt in allen Ebenen mit allen Einflüssen zu durchdenken und entsprechende Lösungen zu finden.
Im 21. Jahrhundert leben und arbeiten wir in einer Umgebung in der eine Vielzahl von Schnittstellen zu anderen Prozessen, Systemen und Informationen eine Komplexität eines jeden Projekts schaffen, die für Laien auf den ersten Blick nicht erkennbar ist.

Die Antwort aus der IT war agile Softwareentwicklung, die grob vereinfacht, Anforderungen wie gewohnt aufnimmt und dokumentiert dann aber interaktiv entwickelt und einführt. Diese Vorgehensweise erlaubt es flexibler mit Änderungen umzugehen deren Notwendigkeit erst mit der Nutzung einer Lösung im Alltag erscheinen.

Es gibt Fälle in denen es durchaus sinnvoll ist, nach klassischem Prinzip Anforderungen aufzunehmen, zu dokumentieren, Lösungen zu spezifizieren und dann einzufrieren um in Ruhe die Lösung zu erstellen.

Meiner Ansicht nach muss ein erfolgreicher Projekt Manager flexibel das Beste aus allen Methoden verwenden um seinen ureigenen Stil zu formen, denn das Ziel ist nicht der Weg. Das Ziel muss meiner Meinung nach so effizient und treffsicher erreicht werden wie möglich. Wie das geschieht kann keine Frage von akademischer Natur sein.

Nutzen Sie alle Ihnen zu Verfügung stehenden Ressourcen um das Beste aus Ihrem Projektteam herauszuholen um Ihre Ziele zu erreichen.

Bei jedem Projekt für das ich die Verantwortung trage frage ich mich auch im fortgeschrittenen Stadium ob ich die Antworten zu den folgenden Fragen kenne und ob es Veränderungen gegeben hat.

  1. Steht der Auftraggeber innerhalb der Organisation bedingungslos hinter dem Projekt. Ist er oder Sie jederzeit bereit alles notwendige zu tun um das Projekt zum erfolgreichen Abschluss zu bringen?
  2. Wurden Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert und kommuniziert?
  3. Sind alle Anforderungen der diversen Stakeholder bekannt und wurden sie dokumentiert?
  4. Zeitplan & Meilensteine
    1. Ist der Zeitplan realistisch? Soll / Ist
    2. Meilensteine zielführend? Soll / Ist
    3. Ressourcenplanung realistisch?
  5. Budget Controlling
    1. Aktueller Soll Ist Stand
    2. Hochrechnung unter Einbeziehung aller unvorhergesehenen Entwicklungen
  6. Kommunikation
    1. Alle Stakeholder auf dem aktuell sinnvollen Stand?
  7. Risikomanagement
    1. Sind alle Risiken bekannt
    2. Gibt es Änderungen in der Bewertung von Eintrittwahrscheinlichkeiten?
    3. Notfallplan realistisch
  8. Change Management
    1. Wer darf Änderungen anfordern?
    2. Wie werden Änderungen angefordert?
    3. Spezifikation?
    4. Aufwand?
    5. Konsequenzen für
      1. Zeitplan
      2. Meilensteine
      3. Ressourcen
      4. Budget
      5. Genehmigung
      6. Kommunikation an ausgewählte Stakeholder

Bei jedem Punkt bei dem es Veränderungen gegenüber der ursprünglichen Planung gegeben hat sollte man sich intensiv mit den Konsequenzen beschäftigen. Aus einer kleinen Verzögerung an einer Stelle kann ein großes logistisches Problem an einer anderen Stelle entstehen. Daher ist im laufenden Projekt besonders auf das intelligente Management von Änderungen (Change Management) zu achten. Ein gewisser Formalismus an dieser Stelle nervt zwar, bringt aber Transparenz und kann helfen chaotische Situationen zu vermeiden.

Wichtig ist auch die Stakeholder zum aktuellen Stand des Projekts zu informieren. Unterschätzen Sie nie die Bedeutung von Kommunikation. Ein Projekt das in aller Stille vor sich hin entwickelt wird, das aber viele Menschen in einer Organisation betrifft erzeugt unweigerlich eine Gerüchteküche. Das wiederrum kann zu Akzeptanzproblemen führen. Gehen Sie diesen Problemen aus dem Weg bevor sie entstehen in dem Sie unablässig, bis kurz vor die Schmerzgrenze, kommunizieren. So fühlt sich jeder im Bilde wenn auch machmal schon leicht genervt. Dazu teile ich Stakeholder gerne in 2 bis 3 Kreise auf. Der Innere Kreis wird / muss laufend informiert werden da die Menschen im direkten Umfeld des Projekts tätig sind. Der oder die äusseren Kreise werden, in intervallen informiert, die sowohl für das Projekt sinnvoll sind als auch für die Menschen nicht belastend werden.

Projektmanagement ist ein sehr umfangreiches Thema und gespickt mit vielen Methoden die oftmals das Thema sehr akademisch angehen. Die Realität funktioniert oft anders, daher muss jeder Projektmanager seinen ureigenen Stil entwickeln.